向日市議会 2021-06-14 令和 3年第2回定例会（第2号 6月14日）
２番目、情報公開条例と文書取扱規程についてでございます。 その中の１点目、情報公開条例には市民にとって不都合な文言が一部記載されている。例えば第２条第２項の当該実施機関が保有してるものについては、公文書が意図的に廃棄された場合でも不存在として処理されることになり、無責任な行政運営を助長することになり、改正すべきと考えますが、ご見解をお伺いします。 ２点目でございます。
２番目、情報公開条例と文書取扱規程についてでございます。 その中の１点目、情報公開条例には市民にとって不都合な文言が一部記載されている。例えば第２条第２項の当該実施機関が保有してるものについては、公文書が意図的に廃棄された場合でも不存在として処理されることになり、無責任な行政運営を助長することになり、改正すべきと考えますが、ご見解をお伺いします。 ２点目でございます。
今年度には、文書取扱規程の改正作業を進め、来年度から本稼働できるよう進めてまいりたいと考えております。 次に、課題でありますけれども、電子決裁においては、市に送付される文書も電子化し、保存、閲覧できるようにしておくことが求められ、そのため、紙の文書を電子化するスキャナ等複合機の整備をはじめ、行政事務全体のＩＣＴ化を進めていかなければなりません。
本市では、行政文書取扱規程があります。しかし、親書では起案書が存在しない、起案から決裁までの文書が存在しないと市から回答を受けたと、情報公開で資料請求をされた方が話されていました。最終的には市長が決裁されるわけですから、市長の親書に起案書がないことは考えられますが、先ほどの御答弁では、市長が担当部局に指示をしたと。担当部局が作成をされたら、それは起案書があるのではないかと私は考えたわけです。
町文書取扱規程によりまして、文書の取り扱いに関し、収受、受付、配布、それから処理、施行及び保管、保存までを定めてございます。文書事務の適正かつ能率的な運営を図っているところであります。
○（鈴木英之総務部長）（登壇） 次に、１点目の文書保存・廃棄についてでありますが、文書取扱規程に基づき、文書ごとに保存年限を定めており、保存期間満了後は廃棄をいたしております。 次に、２点目の保存期間についてでありますが、文書取扱規程に基づき行っていることから、基準は統一できているものと考えております。
改善すべき点は、保存しておくべき公文書を廃棄したことであり、このことは情報公開条例に欠陥があるわけではなく、文書取扱規程の運用、解釈が原因でございます。
まず教育委員会事務局の職員悉皆と、それから各学校の管理職を対象とした情報公開条例及び文書取扱規程に係る研修を事務局主催で実施をいたします。まず９月23日に１回目を実施しまして、あと２回、この後実施する予定でございます。それから過去にも、今、言いましたような同じことの繰り返しがございました。
そして、次に９月１日でございますけども、副市長名で城陽市文書取扱規程の遵守について徹底をするというような文書が出されたところでございます。
文書の主管のほう、私ども総務のほうなんですが、毎年１回その保存期間を経過した文書につきまして、それぞれの所属へ調査を行っておりまして、当該文書を所管する課のほうで協議をさせていただいて、文書主管部長の決裁を受けて、当該文書の廃棄をしていただくということで、文書取扱規程に入れております。
言うまでもなく、行政文書の作成に当たっては、行政文書取扱規程に基づいて適正に行い、事務事業の施行の前に決裁を受ける必要があります。京都地裁の判決文の中で指摘を受け、改めてより一層適正な行政文書の作成、管理に努めるため、平成26年９月24日、判決が出た約１週間後に、全職員に対し、文書でその徹底を図ったところであります。
文書取扱規程というのが従来からありました。そして、いろんな過去に問題があって、それも改正をされました。改正をされた文書取扱規程の中でどのように文書の確保、大切な文書を確保しているかということの担保をどのようにされているのか、ぜひお伺いしたいなというふうに思います。 ３つ目でございますが、情報公開条例の公文書定義には、重大な欠陥があると私は考えてます。
第５番目、文書取扱規程の見直しについて。いつまでに、何を重点的に見直しをされるのか、伺いします。 以上でございます。 ○（磯野 勝議長） それでは、理事者の答弁を求めます。初めに、久嶋市長。 ○（久嶋 務市長）（登壇） ＭＵＫＯクラブ太田秀明議員の１点目、職員の言葉遣いについてのご質問にお答えをいたします。
◯１５番（島野 均） 公文書管理法が第３４条で、地方公共団体はこの法律の趣旨にのっとり、その保有する文書の適正な管理に関して必要な施策を策定し、及びこれを実施するよう努めなければならないというように書いていますけれども、この最初に規則を、私も例規集、今、持ってきたんですけれども、情報公開と、そして文書取扱規程にのっとって市のほうはされていると思いますけれども、どのように、規則に基づいてされていると思
文書等の保管等につきましては、先ほども言いましたように、文書取扱規程及び文書整理保存規程によりまして、適切に保存、保管等をしているような状況です。そういう形で今のところは対応していきたいというふうに考えています。 （挙手する者あり） ○市田博議長 次田典子議員。
これは毎回出しておりまして、済みません、突っ込んで聞く時間がいつもないので、いつも、この件はお答えを聞くだけという形になっていますので、何回同じ質問をするんだというふうに思われておりますが、どうも、そのお答えに納得しがたい部分がありますので、向日市文書取扱規程第９条第２項の指し示している文書と、市長さんが廃棄なさった文書と同列であるということ、同等であるという理解が私にはできないので、その同等であるという
向日市文書取扱規程第９条第２項の１番目「請求書又は領収証」、２番目「図書又は物品の送付状」、３番目「儀礼的な通知書又は案内書等で軽易なもの」、４番目「特に保存義務を要しない文書」等と、廃棄された、いわゆる弁護士作成の公文書が、こういう第９条第２項に書いてある文書と同等であるというふうにおっしゃっておりますが、私は決してそうは思いません。これは、ほとんどの人がそうは思わないと思うんですね。
現在はどのような方法で文書取扱規程の実効性を担保しているのか、お伺いします。 以上でございます。 ○（磯野 勝議長） それでは、理事者の答弁を求めます。初めに、久嶋市長。 ○（久嶋 務市長）（登壇） ＭＵＫＯクラブ太田秀明議員の２番目、公共交通のあり方の質問についてお答えをさせていただきます。
では次に、舞鶴市には舞鶴市行政文書取扱規程が定められております。この規程の第３条には、行政文書の取り扱いの基本として、行政文書はすべて正確に取り扱い、事務が適正に行われるよう処理し、及び管理しなければならないと規定されております。
また、現在、見直し中の文書取扱規程の改訂版はいつできるのでしょうか。とりあえず、今後は市長お一人が重要な文書を持つのではなくて、行政でもう一部、必ずファイリングしておくことを義務化すべきではないでしょうか。文書管理の徹底を急いでいただきたいと思います。 質問の３として、もううそはやめて、なぜ勝てる報告書を捨てねばならなかったのか、報告書をすりかえたのはなぜかをわかるように説明してください。
次に、３点目の、向日市文書取扱規程についてでありますが、情報公開審査会の答申にあるように、報告書案の廃棄は顧問弁護士が組織内で指示されたものではなく、文書取扱規程第９条第２項第４号の「特に保存義務を要しない文書」に該当するものとして、文書管理システムに登録をすることなく、適正な処理として行ったものであるとご説明をさせていただいております。